5 tips – så leder du medarbetare på distans -  BG Institute

Sök utbildningar

5 tips – så leder du medarbetare på distans

19 februari 2021

Att leda på distans kräver disciplin, struktur och tillit. Utan bra kommunikation och högt engagemang från samtliga parter är det lätt att det hela blir pannkaka. Men hur leder man på distans, vad ska du som chef eller medarbetare tänka på i dessa prövande tider? Vi har samlat fem riktiga tips som hjälper dig att leda på distans.

I pandemitider är det många aspekter av livet som ställs på prov. Oavsett om du är chef eller medarbetare – att jobba på distans är en utmaning som drabbar hela organisationer. Det ställer högre krav på kommunikationen och kräver helt nya lösningar på arbetsprocesser som före pandemin var självklara.

Vi har tagit fram fem görbara tips för hur du leder på distans.

1. Kommunikation

Det kan tyckas självklart, men utan en bra kommunikation kommer ett ledarskap aldrig att fungera – på distans eller på arbetsplatsen. Det krångliga under pandemin är att hela den dagliga kommunikationen som enkelt sker mellan borden eller runt kaffemaskinen inte längre finns. All den kommunikation som nästan osynligt och självklart funnits med i teamet är inte längre möjlig. Där är det du som chef måste göra är att skapa förutsättningar för dina medarbetare att prata med varandra och att prata med dig. Det finns hur många olika videokonferensprogram som helst: Google Meet, Zoom, Microsoft Teams etc. som kan hjälpa er strukturera kommunikationen.

Identifiera vilka behov ditt team eller organisation har. Microsoft Teams, till exempel är en helhetslösning medan Google Meet är till just för videomöten och kanske behöver kombineras med ett chattprogram som Slack.

Hitta kanaler att kommunicera med och skapa en tydlighet och tillgänglighet som är realistisk. Du eller dina medarbetare kan inte vara tillgängliga varje sekund, men det är extra viktigt att du finns tillgänglig för frågor och stöttning.

2. Rutiner och struktur

Det går hand i hand med en bra kommunikation. Om det inte finns några rutiner eller uppföljningar på det ni kommer överens om och på det vanliga arbetet, hur ska du då veta vad som sker på din avdelning?

Börja med att skapa en rutin för möten, en incheckning varje morgon känns som ett bra sätt att starta dagen. För anteckningar, protokoll på vad som sägs och vad som ska göras. Om ni kommer fram till något specificera, vem ska göra vad och skriv det tydligt i mejl eller protokoll. Glöm inte att följa upp!

3. Teamkänsla

Sammanhållningen och arbetsmoralen kan komma att ta stryk under en längre period av distansarbete. Speciellt om du kombinerar detta med att vissa jobbar hemifrån och andra som inte gör det, det kanske kommer till nya människor i teamet som fortfarande behöver introduceras till verksamheten.

Försök att skapa gemensamma fikapauser eller hålltider där ni gör något kul som dessutom kan vara helt orelaterat jobbet. Detta kan vara allt ifrån att medarbetare förbereder frågesport, tar med en kul fråga, diskussionsämne eller att ni spelar spel tillsammans som Pictionary, Kahoot eller musik quiz. Låt dina medarbetare komma med förslag, det viktigast är att ni tillsammans sitter en stund och har det trevligt.

Att leda på distans betyder inte att ni fortfarande inte kan ha det trevligt, tvärt om ställer det högre krav på dig som chef att skapa fler förutsättningar för dina kollegor att umgås och känna sig som en del av gänget. Det gäller särskilt vid nyanställningar.

4. Våga ställa krav på rapportering

Beroende på vilken typ av ledare du är kanske det kan kännas jobbigt att kräva att dina anställda ska vara tydligare med vad de gör och hur de förvaltar sin arbetstid. Det är viktigt att komma ihåg att även om dina medarbetare jobbar hemma, så är det fortfarande arbetstid. Att be om någon form av daglig- eller veckoenligrapport på vad dina medarbetare har gjort är ett bra sätt att kunna svara till dina chefer vad som sker, om inte annat så ger du dig själv en övergripande blick över vad som händer i din enhet.

Samtidigt är det otroligt viktigt att du skapar tillit till dina kollegor, de måste lita på dig och du måste lita på dem.

5. Gör skillnad på arbetstid och fritid

Det är väldigt lätt att gränserna för jobb och fritid suddas ut, både för dig som leder på distans men också för dina medarbetare som jobbar på distans. En bra idé är att be dina anställda slå av arbetstelefoner och inte svara på mejl efter ett visst klockslag, beroende på vilka arbetstider ni har. Skapa tydliga rutiner som gäller för alla, rutiner som hjälper dina medarbetare att hålla isär jobbet ifrån fritiden.

Andra exempel kan vara att skapa en kontorsmiljö eller en plats i hemmet som för stunden är din arbetsplats. Om du bor stort nog att ha ett extra rum, gör om det till ett kontor, annars städa undan dator och dylikt vid varje avslutad arbetsdag, se det som resvägen hem istället. Klädd dig som om du skulle gå till jobbet och för kroppens skull tänk på din hållning och att din arbetssituation är ergonomisk. Ta med dessa tips till dina kollegor och gör rutiner av det.

Avslutningsvis

Det är en ny utmaning att leda på distans, men det är precis som de flesta andra utmaningar, helt överkomlig bara du tar tag i det på rätt sätt. Om du fortfarande känner att du behöver mer stöd i ditt distansledarskap så har vi flera kurser som ger dig de nycklar du behöver för att hantera distansarbetet på ett bra och produktivt sätt.