Att vara grundligt förberedd innan en förhandling är oerhört viktigt. Ulf Giege, som har över femton års erfarenhet av att utbilda i ledarskap och förhandling, förklarar hur du ska ta dig igenom förberedelsefasen på ett effektivt sätt.
Förhandlingen kan delas in i fyra faser: Förberedelsefasen, informationsfasen, budgivningsfasen och avslutningsfasen. Har du gjort din läxa ordentligt och är grundligt förberedd är hälften vunnet. Du har tydliga strategier för vad som krävs för att få övertaget utan att riskera relationen med motparten.
➡ Vill du bli en vassare förhandlare? Här hittar du våra kurser i förhandlingsteknik.
Checklista för förberedelsefasen
1. Bedöm situationen
Att ha ett helikopterperspektiv kan hjälpa dig i förhandlingen. Bredda perspektivet gällande sakfrågan, relationerna och hur denna förhandling påverkas av tidigare kontakter och framtida kontakter. Försöka se vad motparten har för perspektiv och försök föreställa dig hur förhandlingen ser ut från deras perspektiv.
2. Bedöm överenskommelsen
Tydliggör vad som är uppdraget och, vilka förväntningar som finns från en eventuell uppdragsgivare du förhandlar för. Har du en uppdragsgivare bakom dig bör du veta vilka beslut du själv får ta, vilka mandat du har.
3. Informationsinhämtning
Med kunskap är du stark. Läs på och skaffa så mycket information som möjligt. Skriv ner dina frågor som du vill ha svar på under förhandlingen, på så sätt kommer du kunna ha bättre fokus under själva förhandlingen. Ju bättre rustad du är desto mindre risk att du blir bortdribblad.
Förbered dina egna svar så du inte ger bort mer information än du tänkt dig.
4. Målsättning
Vilka är dina alternativ om ni inte kommer överens och på vilken nivå ligger din smärtgräns? Denna nivå är vad man kan kalla ett reservationsvärde, du reserverar dig mot alla värden som inte ligger i nivå med detta. Du bör även fundera på hur det ser ut både på kort och lång sikt.
Försök göra en uppskattning på vilken nivå du tror att deras reservationsvärde ligger på. Mellan ditt och deras reservationsvärden har du ditt förhandlingsutrymme. Fråga dig också vad motparten har för mål och vad de har för underliggande intressen.
5. Förhandlingsstyrka
Det är bra att göra en analys över vem som har mest att förlora om ni inte kommer fram till en överenskommelse, vem som har tiden på sin sida och vem som har det bästa informationsläget. Du kan även fundera på vem har bäst personlig förmåga att förhandla och om du själv kan bli vassare på att hantera förhandlingssituationen. Vem har mest makt i förhandlingssituationen?
6. Din argumentation
Du bör ha en logisk argumentationslinje, argumenten ska vara hållbara och relevanta. Försök också föreställa dig vilken argumentationslinje den andra parten har. Fundera över hur de tänker och utgå från det.
7. Taktisk plan
Vill du lägga första budet eller vill du att den andra parten gör det och på vilken nivå lägger du ditt utgångsbud? Hur stor förhandlingsmarginal vill du ha från det första budet? Kan relationen påverkas av budet? Ställ dig dessa frågor innan förhandlingen börjar, så att du är förberedd. Det är ofta till din fördel att processen upplevs som rättvis. Det gör att bägge parter kan känna sig nöjda efter avslut. Därför kan du även fundera på om du kan göra några eftergifter eller skapa ett mervärde för motparten.
8. Förhandla med ett team
När ni är flera som ska sköta förhandlingen bör ni prata ihop er så att ni vet vem som bestämmer och leder förhandlingen. Se till att ni har tydliga roller. Fördela vilka frågor ni tar hand om och se till att ni är synkade i teamet.
Efter förhandlingsfasen följer informationsfasen, budgivningsfasen och avslutningsfasen.
