Under pandemin upptäckte många friheten med att arbeta på distans och vissa drömmer om att sitta i ett annat land och arbeta, vilket kan verka enkelt och smidigt. Men att ha anställda som sitter utomlands påverkar dig som arbetsgivare eftersom du måste ha koll på vilka regler som gäller för bland annat skatter, försäkringar och sociala avgifter beroende på hur lång tid den anställda är borta och vilket land det gäller.
Maria Malm, arbetar som skattejurist och auktoriserad skatterådgivare med fokus på internationella frågor. Här nämner hon några av de saker du bör ha koll på när din personal arbetar utanför Sveriges gränser.
Fördelar för företaget
Många anställda ser det som en självklarhet att kunna ha en flexibel arbetsplats och som arbetsgivare finns det fördelar att kunna leta kompetent personal utanför Sveriges gränser. Men att ha personal som arbetar från ett annat land kan få skattemässiga konsekvenser och att det krävs en del administrativa åtgärder.
– Det är inte alltid lätt att hitta personal med den kompetensen företag behöver och det kan även finnas andra skäl att företaget vill erbjuda sin personal möjligheten att arbeta från annan ort. Genom att de anställda kan arbeta på distans kan det på det sättet bli enklare att rekrytera personal med specialkompetens eller för att kunna behålla personal genom att möjliggöra distansarbete. Det breddar och öppnar möjligheter för både arbetsgivaren och arbetstagarna, förklarar Maria Malm.
Risker för företaget
Som arbetsgivaren måste du hantera anställda som sitter placerade utomlands – även i de fall de är hemmahörande i Sverige. Det är helt plötsligt så att det blir ett till lands regelverk att ta ställning till och det ställs ofta krav på arbetsgivaren att sköta rapportering och inbetalning till ett det andra landet. Utöver det andra landets regelverk är det även viktigt att se över hur beskattning och rapportering behöver göras i Sverige när svensk personal arbetar utomlands.
– Har du en anställd som sitter utomlands kan det bli fråga om rapportering gällande både skatt och socialförsäkring, eller annan typ av rapportering för att man har anställda på plats i just det landet. Det är av vikt att säkerställa att rätt hantering görs i det andra landet, annars kan det bli konsekvenser för både arbetsgivare och arbetstagare, säger Maria Malm.
Förutom sociala avgifter och skatt kan det även krävas tillstånd från olika myndigheter och du behöver ha koll på allt ifrån anställningsavtal och migrationsfrågor, till semester och pensioner. Vidare behövs det oftast ske någon form av registrering såsom arbetsgivare i det andra landet för att möjliggöra den nödvändiga rapportering som krävs.
– Blir det fel kan det hända att arbetsgivaren betalat skatt och avgifter i fel land vilket då kan få effekt att korrigering blir nödvändig i båda länderna. Vidare kan det då få konsekvenser för vad man har för förmåner om man skulle bli sjuk eller det händer den anställde något. Utöver rapportering av skatt och socialavgifter har arbetsgivaren och/eller arbetstagaren i många länder, som tidigare nämnts, även andra rapporteringsskyldigheter såsom meddela myndighet att man befinner sig i landet eller att man har utsänd personal på plats, säger Maria Malm.
Det finns även ett begrepp som kallas fast driftställe och innebär att det svenska företaget kan anses bedriva näringsverksamhet i det land där arbetstagaren befinner sig. Effekten blir då att företaget kan behöva betala bolagsskatt i det land där arbetstagaren befinner sig i. Detta kan då också föranleda andra typer av krav på exempelvis registreringar och bokföring.
Vad gäller om du har frilansare
En frilansare, konsult eller egenföretagare är någon som driver egen näringsverksamhet i det andra landet och som fakturerar för sina tjänster. Sker detta på rätt sätt så ska dessa individer inte ses såsom anställda och minimerar kraven som annars kan ställas på det svenska företaget.
– Den som driver egen verksamhet måste då själv rapportera till myndigheterna i det land där personen verkar och själv säkerställa att man exempelvis hanterar moms och fakturering korrekt, säger Maria Malm.
