Bokföringsbrott är vanligt förekommande i allmänna domstolar. Brottet kan uppkomma på grund av bristande kunskaper om det egna ansvaret hos bokföringsskyldiga, men det händer också att kunskaperna finns men förståelsen för hur allvarligt rättsväsendet ser på bokföringsbrott saknas.
Peter Berg, som är redovisningsexpert och föreläsare, följer i sin verksamhet upp rättsfall som behandlar bokföringsbrott. Med hjälp av dessa rättsfall illustrerar han regelverken för redovisning i de populära kurserna om bokföringslagen och årsredovisningslagen.
➡ Vill du fördjupa dig: Kursen Bokföringslagens krav på löpande bokföring, verifiering och arkivering 2024 tar upp fel och brister som kan leda till bokföringsbrott.
Utifrån rättsfallen och erfarenheterna från genomförda kurser har Peter Berg sammanställt fyra av de viktigaste riktlinjerna du behöver ha koll på, i denna guide.
1. Upprätta den löpande bokföringen i tid
Innebär: Registrering i ett redovisningssystem.
Om du sköter redovisningen själv är det bästa att du registrerar affärshändelserna i takt med att de inträffar, till exempel när du skickar fakturor, upprättar löner och tar emot fakturor eller kvitton på utgifter. Då kan du slappna av med att alltid vara i fas.
Om du anlitar hjälp bör du se till att redovisningskonsulten får dina underlag antingen löpande, eller varje månad och då snarast efter varje månadsskifte. Huvudregeln är att bokföringen ska vara upprättad senast 50 dagar efter varje kalendermånad. Och bokföringen är inte upprättad förrän månaden är avstämd och låst i redovisningsprogrammet.
Löpande bokföring som upprättas för sent är en vanlig källa till bokföringsbrott.
2. Dokumentera bokföringsposterna med verifikationer
Innebär: Det ska finnas verifikationer till alla bokföringsposter, samt en systemdokumentation och behandlingshistorik.
En verifikation ska innehålla all information som behövs för att förstå affärshändelsen och redovisningen av den. Helst ska verifikationen komma från en utomstående, alltså vara extern, då har den störst bevisvärde. Men samma krav på innehållet gäller interna verifikationer, som till exempel en bokföringsorder.
Bristfälliga verifikationer är en vanlig källa till bokföringsbrott.
3. Arkivera all räkenskapsinformation
Innebär: All räkenskapsinformation ska sparas i sju kalenderår efter kalenderåret för balansdagen (räkenskapsårets sista dag).
Arkiveringskravet gäller inte bara redovisningen utan även utrustning och system som krävs för att läsa informationen.
Verifikationer får sparas på papper eller digitalt. Om pappersdokument skannas ska den ursprungliga formen (papper) sparas i tre kalenderår efter kalenderåret för balansdagen, medan huvudregeln sju kalenderår kommer att gälla den nya formen (digital form). Motsvarande gäller åt andra hållet, från digital till fysisk form.
Bristande arkivering är en vanlig källa till bokföringsbrott.
4. Upprätta bokslutet i tid
Innebär: Att underskrivet årsbokslut eller underskriven årsredovisning finns framme inom lagstiftade tidsgränser.
En årsredovisning är upprättad först när den är underskriven av samtliga företrädare. För ett aktiebolag ska årsredovisningen vara upprättad senast sex månader efter balansdagen, och inlämnad till Bolagsverket senast sju månader efter balansdagen.
Många blandar ihop dessa två tidsgränser. När gränsen sex månader passeras har företrädaren begått bokföringsbrott och kan dömas i allmän domstol för det. När gränsen sju månader passeras tar Bolagsverket ut förseningsavgift från bolaget.
Årsredovisningar upprättade senare än sex månader efter balansdagen är en vanlig källa till bokföringsbrott.
