Effektivisering av arbete och hantering av avbrott eller uppskjutna uppgifter är viktigt för att öka produktiviteten och minska stressen i arbetslivet. Här är sju strategier för att få fokus och flow i arbetet.
Ställtid är ett begrepp som kommer från produktion, där det beräknades hur lång tid det tog för en maskin att ställa om från att tillverka en vara till att tillverka en annan. Även människor har ställtid, det tar tid att ställa om hjärnan mellan arbetsuppgifter och det tar tid att komma tillbaka till arbetsuppgiften när du blir avbruten. Ju mer fokus du har behövt i uppgiften desto längre tid tar det att komma tillbaka till samma koncentrerade läge. Det finns studier som visar att det kan ta 15 till 20 minuter att komma tillbaka till samma koncentrerade läge som du hade innan du blev avbruten.
💡 Missa inte vårt kostnadsfria webbinarium Arbeta hjärnsmart – effektivisera din vardag och ditt arbetsliv – boka här.
Här är sju strategier för att jobba effektivt
- Skapa en strukturerad arbetsmiljö:
Ordna din arbetsplats på ett sätt som minimerar distraktioner och skapar en inbjudande atmosfär för ditt fokus.
Använd organisatoriska verktyg som kalendrar, att-göra-listor och projektledningsappar för att hålla koll på dina uppgifter.
- Planera din dag:
Börja varje dag med en tydlig plan för vad du vill uppnå.
Prioritera uppgifterna baserat på deras betydelse och deadline.
Använd tekniker som ”Pomodoro-metoden” (25 minuters arbete följt av fem minuters paus) för att öka koncentrationen och produktiviteten.
- Hantera avbrott:
Stäng av eller begränsa notiser från appar, e-post och sociala medier under arbetsperioder.
Markera koncentrationstid – stäng av allt som stör, meddela kollegor att du inte får bli avbruten under en viss tid och jobba koncentrerat i den mån du kan.
- Bekämpa uppskjutande beteende:
Använd ”2-minutersregeln”: Om en uppgift tar mindre än två minuter att slutföra, gör den direkt istället för att skjuta upp den.
Bryt ner större uppgifter i mindre delar för att göra dem mer hanterbara.
Se till att du bara har det du ska göra framför dig, ta bort saker som distraherar.
Ta tag i den svåraste uppgiften först.
- Belöna dig själv:
Sätt upp belöningssystem för att fira när du slutför uppgifter eller når delmål. Dessa belöningar kan vara små som att ta en kort paus, njuta av en godbit eller ta en promenad.
- Självreflektion:
Utvärdera regelbundet dina arbetsvanor och identifiera vad som fungerar och vad som måste förbättras. Om du märker ett mönster av uppskjutande beteende eller ineffektivitet, försök identifiera orsakerna och arbeta med att övervinna dem.
- Flexibilitet och justering:
Var medveten om att planer inte alltid går som förväntat och justera och anpassa din planering om oväntade situationer uppstår.
Tid att bygga ny vana
Genom att följa dessa strategier kan du gradvis utveckla en mer effektiv arbetsrutin och bättre hantera avbrott samt uppskjutande beteende. Kom ihåg att det tar tid att bygga nya vanor, så ha tålamod och var inte rädd för att experimentera med olika tillvägagångssätt för att hitta vad som fungerar bäst för dig.
