I dagens snabbrörliga affärsvärld är det avgörande för företag och organisationer att inte bara förstå de komplexa regelverken utan också att aktivt efterleva dem. Begreppet compliance, eller regelefterlevnad, har blivit en central del av företagsstyrningen och syftar till att säkerställa att organisationen följer lagar, regler, standarder och interna riktlinjer som styr dess verksamhet.
Vad är compliance?
Compliance, eller regelefterlevnad, innebär att företag och organisationer följer alla tillämpliga lagar, regler och normer som styr deras verksamhet. Det handlar om att inte bara uppfylla de minimikrav som fastställs av lagstiftningen utan också att agera i enlighet med etiska principer och bästa praxis. Compliance är en integrerad del av företagsstyrningen och syftar till att minimera risker och säkerställa förtroendet från intressenter såsom kunder, investerare och samhället i stort.
De olika beståndsdelarna består av:
- Regelöverensstämmelse: Att organisationen kontinuerligt uppdaterar sina processer och rutiner för att stämma överens med nya och befintliga lagar.
- Riskhantering: Att identifiera och hantera risker som kan leda till att organisationen inte följer regler eller lagar. Detta omfattar regelbundna granskningar och upprättande av kontrollsystem.
- Utbildning: Utbilda anställda i relevant lagstiftning och interna riktlinjer. Det är viktigt att alla i organisationen förstår vikten av compliance och hur det påverkar deras dagliga arbete.
- Etik och kultur: Bygga en företagskultur som främjar etiska beslut och handlingar. Compliance är inte bara att följa regler utan också att agera ansvarsfullt och etiskt.
Varför är compliance viktigt?
Bristande regelefterlevnad kan medföra allvarliga konsekvenser för företag och organisationer. Det kan leda till juridiska påföljder, böter, sanktioner och ekonomiska förluster samt skada företagets rykte och varumärke. Dessutom kan det även resultera i förlorade affärsmöjligheter och förtroendeförlust från intressenter. Därför är det av yttersta vikt att ha en effektiv compliancestrategi på plats för att minimera dessa risker och skydda organisationens intressen.
Områden som omfattas
För att säkerställa fullständig regelefterlevnad måste företag och organisationer ta hänsyn till flera olika områden. Här är några av de viktigaste rättsområden som berörs:
Dataskydd och integritet
EU:s dataskyddsförordning General Data Protection Regulation, GDPR, innebär kraven på hantering av personuppgifter skärptes. Det ställs i dag höga krav på rutiner och processer för säker hantering av register samt krav på ansvarig ledningsnivå. Lagstiftningen reglerar hur personuppgifter får samlas in, behandlas och användas. Företag och organisationer måste säkerställa att de har lämpliga säkerhetsåtgärder på plats för att skydda personuppgifter och uppfylla GDPR-kraven.
Cybersäkerhet och informationssäkerhet
Med den ökande risken för cyberhot är det viktigt att företag och organisationer har robusta cybersäkerhetsåtgärder på plats för att skydda sina digitala tillgångar och data från obehörig åtkomst och intrång. Förutom att en ny lag om cybersäkerhet föreslås träda i kraft i januari 2025 finns flera EU-rättsliga regleringar som t.ex. NIS2, DORA, och AI-förordningen.
AI-förordningen
Med framstegen inom artificiell intelligens (AI) är det viktigt att företag och organisationer följer lagar och regler, särskilt den nya AI-förordningen, som styr användningen och hanteringen av AI-teknologi för att säkerställa integritet, säkerhet och ansvar.
Visselblåsarlagen
Visselblåsning är en viktig funktion för att upptäcka och rapportera oegentligheter eller missförhållanden inom organisationen. Företag måste ha effektiva visselblåsarpolicyer och rapporteringsfunktioner för att skydda visselblåsare och främja en öppen och ansvarsfull företagskultur.
Hållbarhet och socialt ansvar
Allt fler lagar och regler införs för att företag ska agera mer hållbart och ta ett större socialt ansvar. Begreppet ESG står för Environmental, Social samt Governance. Under ”E” finns frågor som rör klimat och miljö och hur företag och organisationer ska hantera och minska sin påverkan på miljön och främja en mer hållbar användning av naturresurser och energi. ”S” innefattar områden som jämställdhet, mångfald, mänskliga rättigheter, arbetsmiljö och jämlikhet. ”G” behandlar ämnen inom bolagsstyrning som hållbarhetsredovisning, due diligence, affärsmodeller, strategier, transformationer, regelverksefterlevnad och visselblåsarsystem. Aktuella regelverk består idag av bland annat CSRD, EU-taxonomin, Europakonventionen, Agenda 2030 men fler är på väg såsom t.ex. CSDDD.
Penningtvätt
I Sverige finns framför allt två lagar som reglerar bekämpningen av penningtvätt, ofta förkortat AML (Anti-Money Laundering). Dels lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, dels lagen om straff för penningtvättsbrott. Lagstiftningen syftar till att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. Många företag och organisationer måste följa strikta AML-krav och genomföra lämpliga åtgärder för att identifiera och rapportera misstänkt penningtvättaktivitet. Företag som omfattas av penningtvättslagen ansvarar för att utan dröjsmål rapportera misstänkt penningtvätt eller terrorismfinansiering i sin verksamhet till Finanspolissektionen inom Polismyndigheten (Finanspolisen).
Antikorruption och mutor
Företag måste dels följa antikorruptionslagar och regler, dels utifrån sin egna verksamhet sätta upp relevanta antikorruptionsprocesser och säkerställa att de inte engagerar sig i korruption eller mutor i sina affärsrelationer och transaktioner.
Sanktionsregler
För den som jobbar med compliance är det också av stor vikt att ha kunskaper om sanktionsregler, som reglerar handeln med länder, organisationer och personer som är föremål för internationella sanktioner, såsom No Russia Clause. Totalt är Sverige bundet av ett fyrtiotal sanktionsregimer. Det handlar både om geografiska sanktioner som riktar sig mot specifika länder eller regioner och tematiska sanktioner som tar sikte på särskilda problem. Företag och organisationer måste följa sanktionsreglerna för att undvika juridiska och ekonomiska påföljder.
Life science och healthcare
Life science innefattar läkemedel, medicinteknik, kosmetika och hälso- och sjukvård och omfattas av många olika regelverk som reglerar tillståndsfrågor, marknadsföring, prissättning och sanktioner. Läkemedelsbolag och vårdinrättningar möter en rad juridiska utmaningar inom sin verksamhet och är i fokus hos många konkurrensmyndigheter världen över.
Konkurrensrätt
Konkurrensrätt reglerar företags beteende på marknaden för att främja konkurrens och förhindra olagliga affärspraktiker som kartellbildning och missbruk av marknadsdominans. Konkurrensrätten är idag ett naturligt inslag i de flesta affärstransaktioner och företagsförvärv och de flesta typer av kommersiella avtal kräver en konkurrensrättslig genomgång. Konkurrensrätten har under senare år fått en allt större betydelse för svenska företag. Det beror bl.a. på att myndigheterna har fått utökade resurser i jakten på överträdelser, som t.ex. olagliga karteller. Även regelverket kring s.k. statligt stöd uppmärksammas i allt högre utsträckning.
Compliance kräver ett helhetsperspektiv
Compliance är en integrerad del av företagsstyrningen och kräver ett helhetsperspektiv och en proaktiv strategi för att hantera de många lagar, regler och normer som styr en organisation. Genom att etablera effektiva compliance-processer och investera i utbildning och resurser kan företag och organisationer minimera sina risker och bygga förtroende från intressenter samtidigt som de upprätthåller en etisk och ansvarsfull affärskultur. Att förstå och implementera compliance är inte bara ett krav, det är en affärsmässig nödvändighet för att lyckas i dagens komplexa affärsvärld.
