Förhandlingssituationer är allt från en omförhandling av ett avtal, ett bilköp eller när vill att dina barn gör som du vill, till en domstolsförhandling eller löneförhandling. I en förhandling är det viktigt att uppnå ett ömsesidigt godtagbart resultat och undvika onödiga konflikter. Att sträva efter att båda parter ska vara nöjda är en sund inställning. Här förklarar Gustaf Lantz, jurist med lång erfarenhet från professionella förhandlingar, vad du ska tänka på inför och under en förhandling.
Förhandlingen kan delas upp i två delar. Den första delen är förberedelse och den andra delen är interaktionen.
– Under förberedelsefasen ska du se till att du har relevant information inför förhandlingen. Identifiera dina egna mål och intressen och försök att sätta dig in i den andra partens perspektiv så att du är förberedd på vad motparten kommer ha för krav och argument. När det sedan kommer till interaktionen under förhandlingens gång är det viktigt att du har förhandlingsteknikens strategier i bakhuvudet. När strategierna finns närvarande har du möjlighet att ta ett steg bakåt och titta på förhandlingssituationen utifrån ett större perspektiv, förklarar Gustaf Lantz.
Inte vad, utan varför
En viktig insikt innan man börjar förhandlingen, är att inte bara förhandla om vad du vill ha, utan vara medveten om varför du vill ha det. Insikten om varför kan ge ett större perspektiv på förhandlingen och du får en tydligare bild av vart du vill komma och dina behov.
– Du kan till exempel fråga dig varför du vill ha bilen du står i begrepp att köpa – istället för att fokusera på det faktum att du bara vill ha den. Frågar du dig själv kanske du får som svar att den är snabb och snygg men prisvärd. Då vet du också vilka alternativ som är jämförbara och vilket förhandlingsutrymme detta ger dig, säger Gustaf Lantz.
Förhandlingssituationen ska även ses ur ett relationsbyggande perspektiv, där du preciserar vilken målbild du har med relationen och hur du vill framstå istället för att försöka få någon att gilla dig. Du kan exempelvis bestämma dig för att du vill framstå som kompetent och pålitlig och sedan ha detta som målbild. I den situationen kan du förbereda dig genom att ställa frågor till dig själv som gör att du kan gå ett steg djupare, som sedan gör att du kan nå längre i förhandlingen. Frågorna blir ett sätt att coacha sig själv.
Konfliktlösning
För att lösa konflikter på bästa sätt måste man försöka se till att personerna ändrar sin mentala inställning av egen fri vilja. Det är en form av förhandling man kallar medling. Det kan till exempel handla om en situation där din personal inte kommer överens, vilket gör att du behöver medla och coacha för att hjälpa dem att lösa konflikten.
– Medling handlar till stor del om att försöka sätta sig in i och förstå parternas bakomliggande intressen och behov. Försök att förstå den andra partens synpunkter och visa respekt för dennes åsikter. Var tydlig och koncis när du kommunicerar dina egna ståndpunkter, säger Gustaf Lantz.
Om ni har problem att komma överens, överväg att utforska andra alternativ och lösningar. Tänk utanför boxen och var öppen för att hitta nya vägar som kan möta båda parters intressen.
– Ett exempel är när en anställd vill ha en löneförhöjning. Många gånger handlar det givetvis om pengarna, men det kan även ligga annat bakom och lösningen kan se annorlunda ut än bara mer pengar i lönekuvertet. Den anställde kanske har skaffat en hund och känner att hunddagis kostar mycket. Kanske kan lösningen vara att hunden får följa med till kontoret eller att man tillåter mer hemarbete. Lär dig lyssna på de bakomliggande orsakerna och den anställdes behov, förklarar Gustaf Lantz.
Objektivt kriterium
En bra sak att ha med sig i en förhandling är ett objektivt kriterium för att kunna utvärdera något utan att det påverkas av personliga åsikter eller känslor.
– Som exempel i en förhandlingsprocess kan du använda ett objektivt kriterium som en objektiv prisuppgift som du ställer mot en uppgift som nämns förhandlingen. Du använder något konkret och verifierbart som grund för beslut utan att det påverkas av individuella åsikter eller preferenser, säger Gustaf Lantz.
Retorik i förhandlingar
Kommunikation, retorik och konfliktlösning går hand i hand med förhandlingsteknik. Retorik en värdefull färdighet i förhandlingssammanhang eftersom den hjälper dig att bland annat kommunicera övertygande, anpassa budskapet och bygga trovärdighet.
Ett bra verktyg inom retorik är framing. Det innebär att du ska vara medveten om hur du uttrycker dig på grund av att vissa ord har en laddning och kan användas eller undvikas, beroende på vad du vill uppnå. Framing formar eller ramar in ett budskap på ett sätt som påverkar hur det uppfattas och tolkas av lyssnaren eller mottagaren. Genom att välja vissa ord, metaforer, bilder eller exempel kan du skapa en viss kontext eller förståelse kring ämnet.
En dålig förhandlare gör dessa misstag
- Slarvar med förberedelse
- Improviserar utan grund
- Har inte kollat upp statistik och objektiva kriterier
- Slänger ut ett slutbud snabbt
- Vill nå lösning direkt utan att bygga upp en grund och en trappa upp
- Gör mötet till en maktkamp där det handlar om vinst eller förlust
En bra förhandlare lär sig:
- Lyssna på vad folk egentligen säger
- Lyssna på bakomliggande behov
- Är kreativ och kan komma med flera alternativ som kan läggas fram i de fall förhandlingen fastnar
- Att det som är bra för mig behöver inte vara dåligt för någon annan
- Har en målbild över hur man vill bli uppfattad av motparten och vilken typ av relation man vill ha
Lär dig förhandlingsteknik för att övertyga
Genom att lära dig förhandlingsteknik utifrån konflikthantering, retorik och kommunikation kan du öka chansen att uppnå en förhandlingslösning där båda parter är nöjda. Kom ihåg att varje förhandling är unik, och det kan vara värdefullt att anpassa din strategi beroende på den specifika situationen och den andra partens beteende.
Kursen Övertygande förhandling i praktiken kommer att fokusera på att optimera din förmåga att förhandla och ge dig verktyg för att hantera konflikter på ett mer effektivt sätt. Du kommer att lära dig en praktisk tolvstegsmodell som du kan tillämpa i olika situationer. Under kursen kommer teori och praktik kombineras för att ge dig möjlighet att testa och tillämpa modellen direkt.
