Att arbeta inom HR (Human Resources) innebär ofta att du jobbar med att rekrytera, behålla och utveckla organisationens personal. De viktigaste delarna för en HR-avdelning kan variera beroende på organisationens storlek, verksamhetsområde och kultur.
Vad gör en HR-avdelning?
Det finns vissa grundläggande områden för en HR-avdelning. Genom att hantera dessa områden på ett effektivt sätt kan HR-avdelningen bidra till att organisationen lyckas genom att rekrytera, behålla och utveckla kompetent och engagerad personal.
1. Rekrytering och urval
Att attrahera och anställa lämpliga kandidater för att möta organisationens behov är en av de viktigaste rollerna för en HR-avdelning. Detta innefattar att utveckla effektiva rekryteringsstrategier, skapa arbetsbeskrivningar, annonsera lediga tjänster, skicka ut och granska ansökningar, genomföra intervjuer och utvärdera kandidater.
✅ Läs mer: 5 tips för en lyckad rekrytering
2. Compensation & Benefits
Compensation & Benefits är en mycket viktig funktion inom HR-avdelningen för att belöna och behålla talanger, skapa en positiv arbetsmiljö, minska personalomsättning, öka arbetstillfredsställelsen och säkerställa efterlevnad av lagstiftning.
✅ Läs mer: Så här attraherar och behåller du personal
3. Personaladministration
HR-avdelningen ansvarar för att hantera personalens anställningsavtal, löneadministration, förmåner, semester och ledighet. De upprätthåller också personalregistret och säkerställer att organisationen uppfyller arbetslagar och andra regleringar.
✅ Läs mer: 7 punkter i nya LAS som du inte får missa
4. Personalvård
Att säkerställa personalens välbefinnande och engagemang är också en viktig uppgift för HR-avdelningen. Detta inkluderar att erbjuda stöd och rådgivning vid personliga problem, kriser och konflikter, genomföra utvärderingar och feedbacksessioner, och utveckla personalvårdsprogram som främjar en hälsosam och balanserad arbetsmiljö.
✅ Läs mer: Checklista för att hantera en kris på jobbet
5. Ledarskapsutveckling
HR-avdelningen spelar också en viktig roll i att stödja organisationens ledare och chefer genom att erbjuda coaching, utbildning och feedback för att utveckla deras ledarskapskompetenser. De kan också ansvara för att utveckla strategier för att skapa en stark företagskultur och öka personalens engagemang.
Kompetensutveckling och vidareutbildning
En annan viktig del är utbildning och utveckling. Att tillhandahålla utbildning och utvecklingsmöjligheter för personalen är en viktig del av HR-avdelningens ansvar. Detta innefattar att identifiera utbildningsbehov, planera och genomföra träningsprogram och utvecklingsinitiativ för att förbättra personalens kompetenser och bidra till organisationens framgång.
✅ Läs mer: HR-paketet för att vässa din kompetens inom HR
Juridik för HR
HR-avdelningen behöver ha grundläggande kunskaper inom arbetsrätt och andra relevanta juridiska områden som påverkar personalhantering. Detta beror på att det finns många lagar och regler som styr anställningsförhållandena och som HR-avdelningen måste följa för att skydda organisationen och dess anställda.
✅ Läs mer: Att hantera misskötsel – 7 misstag du vill undvika
Framförallt är det inom arbetsrätten HR behöver hålla sig uppdaterade. LAS ändrades till exempel i slutet av 2022 och medför en del nya delar att sätta sig in i. Följande områden behöver HR ha en grundläggande kompetens inom.
1. Anställningsavtal: HR-avdelningen bör ha grundläggande kunskaper om hur man skriver och förhandlar anställningsavtal, inklusive löne-, arbetstids-, semester- och andra villkor.
2. Diskriminering: HR-avdelningen måste ha kunskap om diskrimineringslagar som skyddar anställda från diskriminering baserat på kön, ålder, ras, religion eller funktionshinder.
3. Arbetsmiljö: HR-avdelningen bör ha kunskap om arbetsmiljölagar som skyddar anställda från farliga arbetsförhållanden och säkerställer hälsosamma och säkra arbetsplatser.
4. Arbetsrätt: HR-avdelningen behöver ha grundläggande kunskaper om arbetsrättsliga frågor som uppsägningar, avskedanden, disciplinära åtgärder och hantering av fackliga frågor.
5. Sekretess och GDPR: HR-avdelningen måste ha kunskap om dataskyddslagar som skyddar anställdas personuppgifter samt lagar och regler som rör affärssekretess och immateriella rättigheter.
✅ Läs mer: Hur påverkar GDPR rekryteringsprocessen
Det är viktigt att HR-avdelningen arbetar tillsammans med organisationens juridiska avdelning eller rådgivare för att säkerställa att den följer alla relevanta lagar och regler på ett korrekt sätt. Genom att ha grundläggande kunskaper om arbetsrätt och andra relevanta juridiska områden kan HR-avdelningen säkerställa att organisationen följer lagar och regler, skydda organisationen och dess anställda och minska risken för juridiska tvister och påföljder.
Förstå grundläggande mänskligt beteende
Att ha grundläggande kunskaper inom psykologi kan vara fördelaktigt för HR-personal eftersom det kan hjälpa dem att förstå mänskligt beteende och ta itu med personalrelaterade problem på ett effektivt sätt.
HR-avdelningen är ofta involverad i rekrytering, träning, utveckling och uppsägning av anställda, vilket alla är områden som kan påverka anställdas psykologiska och emotionella välbefinnande. Genom att ha kunskaper om psykologi kan HR-personal bättre förstå hur man kommunicerar med anställda, hantera stressiga situationer och förstå hur man kan främja positivt beteende och samarbete på arbetsplatsen.
Följande områden inom psykologi kan vara användbara för HR-personal
- Kognitiv psykologi för att förstå hur anställda tänker samt hanterar problem.
- Organisationspsykologi för att förstå hur arbetsmiljön och organisationens struktur påverkar anställdas motivation, prestation och välbefinnande.
- Socialpsykologi för att förstå hur anställda interagerar med varandra, bildar grupper och hanterar konflikter.
✅ Läs mer: Så hanterar du besvärliga människor
- Arbets- och organisationshälsa för att förstå hur man identifierar och hanterar stress, utbrändhet och andra psykiska hälsoproblem på arbetsplatsen.
✅ Läs mer: 10 tips för att förebygga sjukskrivningar och få anställda att trivas
Det är viktigt att notera att HR-personal inte behöver vara experter inom psykologi för att utföra sitt arbete effektivt. Men att ha grundläggande kunskaper om psykologi kan hjälpa dem att hantera personalrelaterade problem på ett mer effektivt sätt och skapa en sund och produktiv arbetsmiljö.
Compensation & Benefits
Compensation & Benefits är ett område som blir allt viktigare för en HR-avdelning och innefattar de belöningar och förmåner som företaget ger sina anställda som exempelvis lön, bonus, sjuk- och semesterdagar, sjukförsäkring, friskvård, pensionsplaner, personalrabatter och andra förmåner som företaget kan erbjuda sina anställda. Målet med ”compensation & benefits” är att attrahera och behålla talanger.
1. Attraktions- och rekryteringsförmåga
Ett konkurrenskraftigt lönepaket och förmånsprogram kan hjälpa till att attrahera och behålla talanger och kompetens inom organisationen. Detta hjälper HR att rekrytera och behålla de bästa talangerna.
2. Arbetsmiljö
En positiv arbetsmiljö kan bidra till att öka produktiviteten och förbättra kvaliteten på arbetet. Ett bra förmånsprogram kan hjälpa till att skapa en positiv arbetsmiljö och hjälpa till att skapa en kultur av engagemang och produktivitet.
3. Personalomsättning
Om en organisation har hög personalomsättning kan det vara kostsamt och tidskrävande att rekrytera och träna nya anställda. Genom att erbjuda konkurrenskraftiga löner och förmåner kan HR-avdelningen bidra till att minska personalomsättningen och spara organisationen pengar och tid.
4. Arbetstillfredsställelse
En konkurrenskraftig ersättning och förmånsprogram kan öka arbetstillfredsställelsen och därmed minska stressen och öka motivationen hos anställda. Detta kan leda till högre produktivitet, ökad lönsamhet och minskade kostnader för sjukfrånvaro.
5. Lagstiftning
Lagstiftningen kring ersättning och förmåner förändras ständigt och det är HR-avdelningens ansvar att hålla sig uppdaterad och säkerställa att organisationen följer alla relevanta regler och föreskrifter.
Employer Branding
Employer branding handlar om att bygga upp ett positivt och attraktivt varumärke som arbetsgivare genom att marknadsföra företagets kultur, värderingar, arbetsmiljö och karriärmöjligheter. Företaget vill styra hur de uppfattas som arbetsgivare av nuvarande och potentiella anställda. Målet med employer branding är att attrahera och behålla talanger genom att skapa en positiv image som arbetsgivare och differentiera sig från konkurrenterna på arbetsmarknaden.
✅ Läs mer: 3 trender inom employer branding
Förhandlingsteknik för HR
HR-avdelningen spelar en viktig roll när det gäller att förhandla med anställda, facket och andra intressenter som påverkar personalfrågor. Att vara bra på förhandlingsteknik är avgörande för att uppnå en balans mellan företagets intressen och de anställdas önskemål, men även för att bygga upp ett positivt arbetsklimat.
✅ Läs mer: Låt dig inte luras i förhandlingar
- Löneförhandlingar: En viktig uppgift för HR-avdelningen är att genomföra löneförhandlingar med anställda. För att göra detta på ett effektivt sätt måste HR-avdelningen ha goda förhandlingsfärdigheter för att kunna uppnå en rättvis och hållbar lönepolitik som samtidigt är förenlig med företagets ekonomiska mål.
- Kollektivavtal: HR-avdelningen kan förhandla kollektivavtal med fackföreningar som representerar de anställda. Detta innebär att HR-avdelningen måste ha goda förhandlingsfärdigheter för att förhandla fram avtal som är fördelaktiga för både företaget och de anställda.
- Rekrytering: HR-avdelningen måste ofta förhandla med potentiella anställda om löner, förmåner och arbetsvillkor för att locka till sig de mest kvalificerade kandidaterna. Detta kräver förhandlingsfärdigheter för att kunna förhandla om en konkurrenskraftig lönepolitik och andra förmåner som kan locka till sig talanger.
- Konflikthantering: HR-avdelningen kan behöva förhandla för att lösa konflikter mellan anställda eller mellan anställda och företaget. I sådana situationer krävs goda förhandlingsfärdigheter för att kunna uppnå en lösning som är tillfredsställande för båda parter.
✅ Läs mer: Så hanterar du fula knep i möten och förhandlingar
